Luego de una capacitación y entrenamiento adecuada cuando se toma la decisión de comenzar a usar  SGTaller módulo de Gestión en “Producción”, deberemos inicializar algunos datos o valores para el correcto funcionamiento. Este documento pretende ser una guía para el correcto funcionamiento.

Datos de la Empresa

Áreas de Venta, Cajas y Numeradores.

Para las Ventas, en la mayoría de los casos,  el Punto de Venta genera el numerador de comprobantes de manera automática y correlativa y de acuerdo al valor inicial que se le indicó antes de comenzar con las facturas reales en el módulo de Gestión de acuerdo a la caja configurada.  Esto es que en el momento previo a comenzar a registrar las ventas, se debe indicar, en Configuración, Empresa, Áreas de Ventas, cual es el valor inicial para cada uno de los comprobantes que se quieran numera automáticamente con el sistema.

Un área de venta es para SGTaller como una sucursal, puede crear tantas áreas de venta como necesite y asignar las series y numeradores para cada tipo de comprobante.

Cajas

Generalmente debemos crear una caja por cada punto de venta que tengamos (con caja de dinero a controlar) y a su vez van asociadas a un área de ventas.

Impuestos

Se registran las tasas de IVA que maneja la empresa.

Formas de Pago

SGTaller  le permite definir diferentes Condiciones de Pago para utilizar luego con clientes en los comprobantes de tipo crédito. Podrá crear todas las modalidades de pago deseadas. Ej: 3 cuotas, un pago a low 7 días de la venta, etc.

Primer cuota: Aquí debe seleccionar cuantos días o meses pasan para el primer vencimiento. Ej: si el primer vencimiento es hoy o un mes después de la fecha de facturación.  De esta forma el sistema tendrá los datos necesarios para los informes de vencimientos.

Días entre cuotas: En estos campos debe indicarse cuantos días hay entre las cuotas para que el sistema pueda calcular la fecha de cada vencimiento.

% de interés: Si determinada condición de pago tiene recargo debe indicarse aquí el porcentaje del mismo para que SGTaller calcule este recargo al momento de ingresar un comprobante con esta condición.

Medios de Pago.

En esta tabla se almacenan los distintos medios de pago a ser utilizados en los comprobantes que movilizan la caja de la empresa:

• Ventas y Compras Contado
• Recibos de Clientes y Proveedores
• Egresos e Ingresos de Caja

NOTA IMPORTANTE: Solamente un medio de pago debe tener activada la opción «metálico», y normalmente es el «Efectivo».

Cotizaciones

Aquí puede ingresar las cotizaciones diarias de la moneda extranjera (con código mayor a 1).

Rubros de Gastos

Los comprobantes de egresos de caja, son en general utilizados para registrar los gastos de la empresa.
En este caso también se puede utilizar el Rubro de Gastos corresponde dicho gasto.
Por ejemplo: el pago de la energía, impuestos, alquileres, agua, gastos telefónicos, papelería, fletes, seguros, sueldos, etc.

Familias de Artículos

La tabla de Familias, es una agrupación para los artículos de la empresa.  Cada artículo estará, asociado a una familia.

Ejemplo:
En un Bazar de electrodomésticos puedo definir como Categoría de Artículos en:

1. Muebles
2. Electrodomésticos
3. Ciclomotores
4. Infomática

Ubicaciones de Artículos

Se utiliza para identificar dentro del depósito las ubicaciones de los artículos.

Marcas y Modelos.

Es la tabla donde se guardan las marcas y modelos de los artículos que comercializa la empresa. Es otra forma de agrupación de artículos que permite obtener mayor información al momento de sacar reportes y facilita la consulta en las búsquedas.

Proveedores.

En esta tabla se almacenan los datos de los proveedores.

Cargas de Saldos Deudores y Acreedores.

Deudores

Es importante tener los saldos de los deudores cargados, en cada una de la monedas en que corresponda la deuda.

Lo que se hace en primer lugar es generar un comprobante tipo Venta Crédito en el Punto de Venta, y luego registrar cada una de las deudas de los clientes a esa fecha de arranque.
También se crea un Artículo nuevo, llamado Saldo Inicial, que es el que se utilizará en las líneas del comprobante anterior, en la definición de ese artículo, se desmarca la opción de «control de stock» y no lleva Impuesto. De esa forma se van registrando para cada moneda, cada una de las deudas que existen a la fecha del arranque.

Si luego nos comienzan a pagar se harán los recibos correspondientes y se vincularán con esa “Factura inicial», si es que corresponde al pago de esa deuda y no a facturas de ventas posteriores.

NOTA IMPORTANTE: Si utiliza el módulo de factura electrónica, debe des-habilitarlo momentáneamente mientras realiza la tarea, de lo contrario volvería a generar la carga impositiva, cuando ya lo hizo anteriormente.

Acreedores

Para el caso de la carga inicial de los Acreedores (Proveedores), se debe proceder de la misma manera, es decir, utilizar un comprobante de Compra crédito. Se registra una Factura de Compra crédito y en las líneas se indica el Artículo Saldo inicial, cantidad 1 y el importe que se le debe al Proveedor.

Cuando se comience a pagar esa deuda, se comenzará a registrar Recibos de Pago, con lo datos correspondientes y se vincularán contra esa Factura Inicial de Acreedor, de manera que se vaya cancelando la deuda inicial.