SGTaller ofrece una solución integral especialmente diseñada para la gestión de los Servicios a Domicilio, es decir los servicios que realizamos on site, en la casa o la empresa de nuestros clientes.

SGTaller colabora en dos aspectos fundamentales que aportan valor a la gestión de nuestro negocio. En primer lugar nos permite ordenar el trabajo diario y gestionar de forma más eficiente nuestra agenda de trabajo. En segundo lugar, al utilizar SGTaller para gestionar los Servicios a Domicilio estaremos generando información relevante para analizar nuestro negocio y el servicio brindado a nuestros clientes, lo que nos permitirá tomar decisiones acertadas en la gestión de nuestro servicio técnico.

En este artículo analizaremos la primera faceta de este apoyo que brinda SGTaller a nuestro negocio. Veremos en forma detallada las herramientas que SGTaller nos brinda para gestionar los servicios a Domicilio, ayudándonos de forma significativa en el ordenamiento del trabajo, en la conformación de una agenda diaria y en la administración de la misma.

El primer paso: la Orden de Servicio.

Para empezar a trabajar con Servicios a Domicilio debemos registrar Órdenes de servicio. Cuando el cliente nos llama o visita en el taller, o incluso al realizar una visita on site por otro motivo, tendremos oportunidades de recibir una solicitud de servicio y registrar una Orden de Servicio. Desde este primer paso SGTaller ya nos va a estar ayudando a ordenar nuestro trabajo.

En SGTaller las órdenes de servicio están pensadas para generar un flujo de trabajo ordenado, por eso detallamos algunos aspectos claves de la Orden de Servicio que contribuyen a la organización/planificación del trabajo y a la simplificación del registro.

1) Datos del cliente y del Equipo: SGTaller nos permite elegir desde la base de datos de clientes al cliente que está solicitando el servicio, y en caso de que necesitemos asociar un equipo a la orden, también nos permite agregarlo de esta forma (incluso tenemos un botón “Asociados al Cliente” que nos permite desplegar todos los equipos que el cliente tiene asociados para elegir desde allí). Esto nos va a ahorrar tiempo en Ingreso de Datos facilitando mucho el ingreso de la orden. En caso de que sea un cliente/equipo nuevo también brinda opciones para añadirlos fácilmente desde la orden.

2) Grado de Prioridad del Servicio: debemos elegir entre Normal y Urgente, distinguiendo de esta forma entre servicios que requieren atención inmediata y aquellos que pueden esperar un poco más. Esto nos ayuda a priorizar el trabajo más importante y atender primero lo urgente.

3) Agendado para: En este campo debemos asignar una fecha y horario para el cumplimiento del servicio. SGTaller nos ayuda a gestionar la agenda incluso en esta etapa tan temprana del servicio, ya que en caso de que el técnico asignado a la orden ya tenga otro servicio asignado para el mismo horario, el sistema nos dará aviso evitando tempranamente el incumplimiento de la orden.

4) Tipo de Servicio: Podremos elegir si el servicio es correctivo (vamos a solucionar algo que está fallando) o si es preventivo (vamos a realizar acciones de prevención). SGTaller nos permite planificar con tiempo los mantenimientos preventivos, ya que a través de la opción Preventivo (repetir) que tiene la orden, podremos indicarle al sistema con qué frecuencia realizaremos mantenimiento, desde cuando, y hasta cuando. El sistema registrará automáticamente las órdenes de servicio, simplificando de forma extraordinaria el trabajo de planificación de la agenda.

5) Técnico Asignado: Opcionalmente también podemos asignar un técnico a la Orden de servicio. SGTaller facilita también el flujo de comunicación en el servicio técnico, ya que al asignar una orden a un técnico, el mismo recibirá una notificación por email avisándole de la Orden de Servicio que le ha sido asignada.

El inventario o agenda de Servicios a Domicilio

A medida que vamos ingresando órdenes de servicio al sistema, las mismas serán resumidas por SGTaller en la opción Servicios a Domicilio del menú principal. Allí podremos ver, filtrar y trabajar sobre todas las Órdenes de Servicio.

Cada día podremos filtrar todas las órdenes que aún no han sido atendidas y que han sido agendadas para ese día. Podremos ver para cada técnico qué servicios tendrá en el período de tiempo que escojamos, o cuántos servicios ha cumplido en un período dado.

Otros filtros interesantes pueden ser también el filtro por grado de Prioridad, podremos elegir ver todos los servicios urgentes que tenemos agendados o todos aquellos que son correctivos para atenderlos con más urgencia. Cada técnico con su propio usuario también podrá ver todas las órdenes que tiene asignadas para un día dado y podrá aplicar todos los filtros disponibles.

SGTaller permite entonces, a través de este inventario de Órdenes de Servicio, tanto una planificación global como una planificación individual, que le permitirá a la empresa tener el trabajo organizado desde los niveles de supervisión o coordinación hasta los niveles más operativos.

Ilustramos la agenda de Servicios a Domicilio con la siguiente captura: (Tenemos aplicado un filtro de servicios Urgentes y correctivos).

Trabajando sobre los Servicios a Domicilio

Tener un inventario de servicios a domicilio pendientes es fundamental para ir organizando el trabajo diario/semanal/mensual, pero SGTaller avanza un paso más en la gestión ya que no solamente nos permite ver estos servicios pendientes, sino que para cada Servicio a domicilio pendiente podremos gestionar Presupuestos, utilizar Repuestos al cumplir con la orden (que serán bajados automáticamente del stock), realizar informes técnicos cuando se realiza el servicio, etc.

Para ello, solo tendremos que seleccionar el servicio con el que estamos trabajando y elegir qué queremos hacer con el mismo, si queremos crear un presupuesto, o si ya lo atendimos y queremos cargar un informe técnico finalizando la orden, todo esto está al alcance de un clic desde el Inventario de Servicios a Domicilio.

SGTaller será un aliado en cada faceta del trabajo con los Servicios a Domicilio. Realmente cada detalle está pensado para facilitar la gestión y la comunicación tanto interna como con los clientes, por ejemplo al trabajar con Presupuestos tendremos la opción de enviarlos por email utilizando un botón desde el propio sistema o al finalizar la orden de servicio podremos enviar el informe técnico al cliente para que tenga un detalle del trabajo realizado y los repuestos utilizados.

Como hemos visto SGTaller nos ayuda a organizar el trabajo diario a través de la gestión de los Servicios a Domicilio, en el artículo SGTaller y los Servicios a Domicilio PARTE 2 mostraremos otra faceta de la potencia de SGTaller en lo que respecta a los Servicios a Domicilio. Analizaremos en detalle la función de SGTaller como herramienta para la generación de información y para la toma de decisiones, no te lo pierdas!